Ausgangslage
Mit der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VeVV) hat der Kanton Zürich einen verbindlichen Rahmen geschaffen: Behördenkontakte müssen rechtssicher, nachvollziehbar und digital abgewickelt werden. Für die Stadt Zürich bedeutete das, eine Lösung zu schaffen die nicht nur technisch funktioniert, sondern auch rechtlich standhält, bei Verfügungen, Mitteilungen und formellen Verfahren gleichermassen. Das betraf nicht nur eine Abteilung, sondern 76 Dienstabteilungen mit je eigenen Abläufen und Anforderungen. Gleichzeitig musste die Lösung zwei völlig unterschiedliche Nutzergruppen bedienen: interne Mitarbeitende die effizient arbeiten wollen, und Bürgerinnen und Bürger die eine einfache, verständliche Interaktion mit der Verwaltung erwarten. Das war kein reines IT-Projekt, sondern ein Organisations- und Transformations-Projekt mit weitreichenden rechtlichen Anforderungen.
Was Mpirix gemacht hat
Mpirix konzipierte und baute eine Plattform die beide Welten verbindet, ein Portal für die Bevölkerung und eine interne Fachapplikation für die Mitarbeitenden. Bürgerinnen und Bürger melden sich über AGOV und Mein Konto an. Mitarbeitende greifen über die sichere interne Infrastruktur der Stadt auf die Plattform zu. Dahinter liegt eine durchdachte Prozessarchitektur die Begehren, Verfügungen, Mitteilungen und Quittungen rechtssicher und nachvollziehbar abbildet, inklusive Eingangsbestätigungen, formeller Zustellung und Siegelung wo rechtlich erforderlich. Mpirix war zudem Teil des Teams das die Fachbereiche auf ihrem Weg begleitete. Die 76 Dienstabteilungen wurden von der Ist-Analyse über die Prozessdefinition bis zu Schulung, Testing und Abnahme unterstützt, damit die Anforderungen jeder Abteilung in der Plattform richtig eingebettet sind. Die Abnahmetests wurden unter realen fachlichen und organisatorischen Bedingungen mit allen Beteiligten durchgeführt. Die Plattform wird heute von mehreren tausend Nutzenden eingesetzt.
Ergebnis
Behördenkontakte die früher analog, zeitaufwändig und schwer nachvollziehbar waren, laufen heute digital, strukturiert und rechtskonform ab. Die Bevölkerung kann Anliegen direkt über das Portal einreichen. Mitarbeitende bearbeiten diese in einer einheitlichen Fachapplikation. Status, Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte sind jederzeit transparent. Die Lösung ist produktiv, stabil und für wachsende Nutzerzahlen ausgelegt.
Was das bedeutet
Digitalisierung in der Verwaltung scheitert selten an der Technologie. Sie scheitert an der Komplexität der Organisation dahinter. Dieser Case zeigt, was möglich wird wenn man beides im Griff hat: eine Plattform die technisch solide ist, rechtlich standhält und gleichzeitig in einer dezentralen, vielschichtigen Verwaltungsrealität funktioniert. Für Organisationen die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, viele Abteilungen, unterschiedliche Nutzergruppen, rechtliche Anforderungen, zeigt Mpirix einen Weg der nicht nur konzipiert sondern auch geliefert wird.